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Herausforderungen und Chancen für Unternehmen und CCM-Systeme.

Output Management ist, heute als Bestandteil von Customer-Communication-Management Solutions, die massenhafte und effiziente Erzeugung von Dokumenten, die Steuerung der Zustellung über die verschiedenen Kanäle und die Verwaltung der Bestandteile von Dokumenten in einem Unternehmen. Es umfasst die Optimierung des gesamten Kommunikationsprozesses, um Kunden gezielt und personalisiert anzusprechen, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten. Der Einsatz von Output-Management-Systemen erlaubt Unternehmen die Rationalisierung ihrer Kommunikation und deren Verwaltung, verkürzte Verarbeitungszeiten, eine bessere Ausgabequalität und eine zentrale Kontrolle über alle Kommunikationsaktivitäten. Im Kern geht es bei Output Management dabei nicht um Technik, sondern um den bestmöglichen Dialog mit den Kunden. 

Die Anfänge auf IBM Host-Systemen

Entstanden sind die zugrunde liegenden Technologien aus zwei getrennten Anforderungen. So bestand im Bereich der frühen IBM-Host-Systeme und den damals eingesetzten Drucksystemen der Bedarf, großvolumige Druckaufträge innerhalb kürzester Zeit auf Papier zu bringen. Die Daten  basierten auf den AFP/IPDS-Protokollen, wobei AFP für Advances Function Presentation steht und IPDS für Intelligent Printing Data Stream. Ganz im Zeichen proprietärer IT-Modelle der damaligen Zeit war der Datenstrom ein strukturierter Mix aus Daten, Objekten und Steuerinhalten. Darüber hinaus gab es eine definierte Architektur aus Hard- und Software, über die die AFP-Drucker jeweils eine Einheit mit dem datenliefernden System sowie dem Format/Protokoll bildeten.

Zu Beginn war die Ausgabe dieser Systeme darüber hinaus auf Schwarz/Weiß beschränkt. Die Farbfunktion wurde später hinzugefügt, ebenso wie zahlreiche weitere Funktionalitäten.

So erfüllen AFP-Lösungen bis heute viele Bedürfnisse jobbasierter moderner Output-Management-Systeme. Sie sind dennoch im Rückzug begriffen, was der engen Kopplung an den Drucker, dem finanziellen Aufwand, aber auch dem Umstand geschuldet ist, dass sich diese Systeme nicht mit anderen Technologien in ein zentrales IT-System zusammenfassen lassen. Weiterhin ist auf dieser technologischen Basis, die kundenzentrierte, jeweils differenzierte Ansprache nach Kundenprofil und nach Kommunikationskontext auszuwählender Kanäle, nur sehr eingeschränkt umsetzbar.

Daher werden Dokumente aus IBM-Systemen via AFP heute meist über Konverter-Lösungen realisiert. Einige Druck-Rechenzentren bieten auch weiterhin die Verarbeitung von AFP-Datenströmen an, der Trend ist jedoch der beschriebene Rückgang dieser Lösungen.

Die Weiterentwicklung auf Arbeitsplatzdruckern

Mit der Verbreitung moderner Laserdrucker, die die vorhandenen Nadeldrucksysteme ersetzten, entstand eine zweite Anforderung an das Output Management mit weitreichenden Folgen.
Je stärker Laserdrucker vorhandene Nadeldrucker verdrängten, desto größer wurde die Anforderung, mehrere Dokument-Durchschläge, designen, verwalten und drucken zu können. In diesem Umfeld entstanden zwei Lösungsansätze. Einerseits das Ablegen von Design-Makros in den Druckern, die dann mit Befehlen in der jeweiligen Druckersprache angesteuert werden können und auf der anderen Seite serverbasierte Softwarelösungen. 
Letztere erlauben es, Dokumente grafisch zu entwerfen und in diese Designs Platzhalter einzufügen, in die, während der Dokumenterzeugung, die entsprechenden Daten eingefügt werden können. 

Diese Trennung von Design, Steueranweisungen und Daten stellte ein architekturelles Novum dar und setzte damit die Basis für das heutige Output-Management.

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Artikel von Tilla Schröder | 15.Februar 2024