Mit dem Redaktions-System von profiforms lösen Sie all diese Probleme und schaffen neue Möglichkeiten einer hocheffizienten, erfolgreichen und messbaren Kundenkommunikation.
Das Redaktions-System entkoppelt hierbei zwei wesentliche Prozesse. Auf der einen Seite die Dokumentenerstellung aus Rohdaten, die vom ERP, von SAP und weiteren angebundenen Systeme bereitgestellt werden und auf der anderen die Anreicherung der Dokumente durch Anbringung zusätzlicher, standardisierter Elemente des Corporate Designs oder individuellen Informationen, etwa personalisierter Werbung.
Damit erhalten Vertrieb und Marketing erstmals die Möglichkeit, Business-Dokumente zu gestalten, ohne aktiv am komplexen IT-Prozess der Erstellung der Transaktions-Dokumente beteiligt zu sein.
Damit können Dokumente erst zu einem deutlich späteren Zeitpunkt erzeugt werden, etwa Preisänderungen im Bereich der Energieversorger, die so noch bis zur letzten Minute den aktuellen Stand der Marktbeobachtung berücksichtigen.
Das Redaktions-System eröffnet eine bislang nicht gekannte Flexibilität in Vertrieb und Marketing. So lassen sich Rechnungen, Angebote und andere klassische Transaktions-Dokumente durch wenige Klicks mit zusätzlichen Informationen versehen und so in erfolgreiche Werbeträger umwandeln. Dabei wird hier keine zusätzliche Rücksprache mit Entwicklung und IT benötigt, da bereits in der Erstellung und Definition der Felder, alle Möglichkeiten in die Vorlagen integriert werden.
Dabei werden alle Aktivitäten in einer zentralen Datenbank archiviert und stehen so für weitere Auswertungen und Nachsendeaktionen zur Verfügung.
Das Redaktions-System läuft Browser-basiert mit einer einfach zu bedienenden grafischen Oberfläche. In einem ersten Schritt wählen die Mitarbeitenden aus Vertrieb und Marketing das Ausgangsdokument, etwa eine Rechnung, auf der zuvor von der IT entsprechende Flächen für das Anbringen zusätzlicher Informationen vorgesehen wurden. Hier lassen sich nun Texte zu einem neuen Dokument zusammenfügen, Textbausteine definieren und verwenden, Bilder einfügen, Selektionen und logische Verknüpfungen von Daten vornehmen.
Die Möglichkeiten sind vielfältig: so lässt sich mit einfachen Regeln die Reihenfolge der Textbausteine definieren oder Feldern aus dem Datenstrom in Fließtext oder Kopfdaten einbinden, die im ERP-System vorliegen, etwa Datumsangaben oder die Telefonnummer des jeweiligen Kundenberaters.
Diese bislang nicht verwendeten „White Spaces“ können dabei statisch oder dynamisch gefüllt werden, wenn etwa unter einer Tabelle mit unterschiedlich vielen Rechnungsposten ein zusätzliches Werbebanner in Abhängigkeit der berechneten Produkte eingeblendet wird. Das Redaktions-System überwacht dabei die Einhaltung des Positionsaufbaus des Dokuments, ermittelt Seitenumbrüche und überwacht zudem Portoüberschreitungen.
Über die Einbindung von Grafiken hinaus, ermöglicht die Anbindung an die Unternehmens-Datenbasis einen hohen Grad an Personalisierung und die gezielte Ansprache von Kunden. Beilagen werden für die Kleinstserie insgesamt oder für einzelne Adressen innerhalb der Serie definiert und mit Namen oder anderen individuellen Angaben versehen.
Zusätzlich lassen sich Beginn- und Ende-Zeitpunkte für jede Kampagne festlegen, bereits versendete Kampagnen ansehen und ganz oder teilweise wiederverwenden. Sowohl die Dokumentenvorlage als auch eine Vorschau des fertigen Dokuments werden grafisch dargestellt, so dass die Bearbeitenden jederzeit den vollen Überblick über den Stand ihrer Arbeit haben.
Dabei erzeugt das Redaktions-System selbst keine Dokumente. Es stellt lediglich den Inhalt zur Dokumentgenerierung im ReportWriter zur Verfügung, die dann in den darauffolgenden Prozess-Schritten weiterverteilt werden, etwa an interne Drucksysteme, Druckdienstleister oder direkt an Webportale. Dabei wird heute die Mehrzahl der Dokumente im PDF-Format rein digital produziert und lediglich ein Drittel der Dokumente wird noch gedruckt.
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Gewährleistung
Änderungen inhaltlicher und funktionaler Art vorbehalten, insbesondere jene, die der Verbesserung der Produktqualität und Funktionalität. Die genannten technischen Vorgaben stellen lediglich einen Rahmen dar und müssen im Einzelfall vor einer Integration abgestimmt werden.
Die in diesem Text genannten Funktionen und Möglichkeiten sind lediglich ein Überblick, erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und dienen lediglich der werblichen Darstellung und ersten Information.
Wir übernehmen daher keine Gewährleistung, dass sich die gezeigten Lösungen ohne zusätzliche Beratung, Entwicklung und individuelle Anpassungen auf andere Branchen und Unternehmen übertragen lassen. Gerne präsentieren wir Ihnen die Lösung in einem unverbindlichen Beratungstermin, in dem wir dann auch auf individuelle Anforderungen und Fragen eingehen können.
