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Effiziente und ressourcenschonende Lösungen für
rechtssichere Kommunikation

Der Energiemarkt in Deutschland war in den vergangenen Jahren weitreichenden Veränderungen unterworfen, die bis heute andauern. Notwendige Preisanpassungen und Neuregelungen durch den Gesetzgeber, Zuschüsse und Förderungen fordern die Energieversorger heraus, innerhalb kürzester Zeit über Preisanpassungen und staatliche Unterstützungen zu informieren. Aber nicht nur das, die Kommunikation muss dabei rechtssicher sein, den Endkunden in seiner jeweiligen Lebenssituation abholen, Emotionen glätten und vor allem nahezu in Echtzeit stattfinden.

Das ist in vielen Fällen keine einfache Aufgabe, denn die zu versendenden Dokumente müssen entsprechend der veränderten Rahmenbedingungen und Preise erstellt werden. Änderungen, die vom Gesetzgeber angestoßen werden und die inhaltliche Anpassung der Dokumente erfordern. Damit kann nicht, wie sonst im laufenden Geschäft, einfach ein Datenstrom im ERP-System angestoßen werden, aus dem im weiteren Prozess die Dokumente erzeugt und über die verschiedenen Kanäle versendet werden.

Häufig liegt die Aufgabe der Anpassung bei der IT, die für den Betrieb des Customer Comunication Managements ebenso zuständig ist, wie für die Dokumentenpflege und -versionierung. Die IT bekommt in diesem Fall ihre Vorgaben von den Fachabteilungen, die sich um Preise, rechtssichere Formulierungen, die Tonalität der Ansprache, den Zustellkanal und vieles mehr kümmern.

Die veränderten Dokumente werden vor ihrer Verwendung in der Regel wiederum von den weiteren beteiligten Fachabteilungen freigegeben. Sollten Nachbesserungen von Nöten sein, wird dieses Vorgehen entsprechend mehrfach durchlaufen. Eine zeit- und ressourcenaufwändige Vorgehensweise, welche die raren IT-Kapazitäten zudem in solchen Aufgabenbereichen fordert, die nicht direkt zur IT-Kernkompetenz gehören.

Wie können hier Vorlaufzeiten verkürzt und Ressourcen geschont werden?

Die Lösung liegt in der Aufteilung des Prozesses in seiner Bearbeitungsreihenfolge zwischen den einzelnen Beteiligten. Diese Teilung wird von der IT umgesetzt. Sie richtet die zu durchlaufenden Prozesse im Customer Communication-System ein, entwirft und definiert die entsprechenden Formulare. Dabei räumt sie den einzelnen Fachabteilungen Rechte ein, zu einem späteren Zeitpunkt, Änderungen an bestimmten Bereichen des Dokumentes vorzunehmen, die in den Know-how-Bereich dieser Fachabteilung fallen.

Die Fachabteilung kann dann mit einem Redaktions-System, über ein User Interface, sodass keine tiefen IT-Kenntnisse nötig sind, diese Änderungen vornehmen, logische Entscheidungen einbauen, im 4-Augen-Prinzip freigeben, Zeitfenster festlegen, in denen die Änderungen gelten sollen, versionieren und vieles mehr.

Kurz gesagt: die IT baut den Prozess und das grundlegende Formular und räumt den Fachabteilungen Rechte ein, hier und da Änderungen und Anpassungen vornehmen zu können. Damit werden Vorlaufzeiten minimiert und Fachressourcen geschont beziehungsweise effizient eingesetzt.

Eine runde Lösung für alle beteiligten Fachkräfte und Abteilungen, welche flexibles und effizientes Agieren am Markt erlaubt.

 

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© Towfiqu barbhuiya | Unsplash

Artikel von Tilla Schröder | 20.November 2023