Kein Thema treibt die Verantwortlichen, nicht nur in den zuständigen IT-Abteilungen, aktuell noch immer so um, wie die Digitalisierung aller möglichen Prozesse und Abläufe in Unternehmen. Auch wenn man geneigt ist, das Ganze bereits als etwas abgegriffen zu sehen, darf man es keineswegs unterschätzen. Mit Sicherheit ist die Digitalisierung eine Herausforderung, die uns die kommenden Jahre weiterhin intensiv beschäftigen wird.
Digitalisierung mag aktuell ein Hype-Thema sein, nimmt man es aber genau, digitalisieren wir, seit es IT-Systeme gibt. Technisch Bewanderte mögen an dieser Stelle einwenden, dass auch ein Orchestrion oder ein Jacquard-Webstuhl aus dem 19. Jahrhundert, bereits mit Lochkarten gesteuert wurden. Das ist sicherlich richtig, heute geht es mir aber spezifisch um die Digitalisierung von Business-Prozessen und insbesondere um den Dokumenten- und Informationsaustausch.
Trotz dieser Fokussierung ist die Bandbreite der Herausforderungen, vor denen Unternehmen stehen und die nächsten, notwendigen Schritte enorm groß. So ist es etwa in Anwaltskanzleien üblich, Akten in Papierform zu verarbeiten. Das mag am Umfang der Konvolute liegen und daran, dass Papier auf einem großen Schreibtisch einen besseren Überblick ermöglicht. Ein weiterer Grund mag sein, dass die jeweiligen Dokumente von Mandanten per E-Mail gesendet und traditionell im Sekretariat ausgedruckt werden. Oder dass mit dem „beA“, dem besonderen Anwaltspostfach, der Schriftverkehr zwischen Gerichten und Kanzleien auf elektronischen Weg zwar sicher möglich ist, viele Gerichte ihre Schreiben aber immer noch in Papierform versenden.
Digitalisierung muss Mehrwert bringen
Damit sind wir bei Kern des Themas und der eigentlichen Herausforderung: Damit Digitalisierung gelingen kann, braucht es zunächst die Erkenntnis bei den Verantwortlichen, einen Mehrwert in der Veränderung zu erkennen. Dieser Mehrwert muss groß genug sein, um die Mühe, die in der Veränderung der Arbeitsgewohnheiten steckt, aufzuwiegen.
Dazu braucht es eine Prozessanalyse, die nicht nur die bisherige Arbeitsweise unter die Lupe nimmt, sondern deren Autoren auch den Mut haben, darüber nachzudenken, ob Vorteile erzielt werden, wenn teilweise oder auch vollständig gänzlich anders vorgegangen wird. Hierbei nicht außer Acht gelassen werden dürfen die anderen internen und vor allem externen Prozessteilnehmer, weil auch diese menschlich gewonnen und prozessual und technisch angebunden werden müssen.
Ist man bis zu diesem Punkt vorgedrungen, kann man die technische Umsetzung in Angriff nehmen. Gelingt diese und funktioniert fehlerfrei, kommt der oftmals schwierigste Teil: das Ausrollen der Lösung an alle Beteiligten, die Schulung, das „Einüben“ der geänderten Abläufe im Alltag und auch die schrittweise Optimierung der neuen, veränderten Lösung.
Kehren wir kurz zum Beispiel Anwaltskanzlei zurück, stellen wir schnell fest, dass die kleine Aufgabe Akten digital (und ohne Systembrüche) zu bearbeiten eine enorme Komplexität angenommen hat:
- Die Gewohnheit auf Papier zu bearbeiten, muss überwunden werden,
- die zu schaffende Lösung muss erlauben, schnell einen Überblick zu erlangen, Notizen zu machen, zu navigieren, …
- es müssen mindestens vier beteiligte Gruppen für das Projekt gewonnen werden: die Anwälte und übrigen Kanzlei-Mitarbeiter, die Gerichte, die Mandanten.
Selbst die Einführung einer vorhandenen Kanzleisoftwarelösung schafft viele Verbesserungen, erfüllt aber nicht alle vorgenannten Anforderungen.
Wer also vollständig und mit Unterstützung aller Beteiligten digitalisieren möchte, muss sich Gedanken um seine eigenen Prozesse machen, Konzepte durchdenken und wird in den meisten fällen über eine fundierte externe Beratung dankbar sein.
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