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Corona, Lockdowns, Kontaktbeschränkungen und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten liegen hinter uns. Das Arbeiten im Homeoffice allerdings nicht. Die Zeitersparnis und der Umweltbeitrag für entfallene Arbeitswege, ein höheres Maß an Privatheit, die Nähe zur Familie sind nur einige der Punkte, die dafür sorgen, dass das Homeoffice aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken ist.

Kein Thema treibt die Verantwortlichen, nicht nur in den zuständigen IT-Abteilungen, aktuell noch immer so um, wie die Digitalisierung aller möglichen Prozesse und Abläufe in Unternehmen. Auch wenn man geneigt ist, das Ganze bereits als etwas abgegriffen zu sehen, darf man es keineswegs unterschätzen. Mit Sicherheit ist die Digitalisierung eine Herausforderung, die uns die kommenden Jahre weiterhin intensiv beschäftigen wird.

In einigen Fälle sorgt das Homeoffice allerdings nicht für lebensfrohe Moderne, sondern legt unangenehm deutlich den Finger in die Wunde, der bisher nicht vollständig digitalisierten und damit häufig papiergebundenen Prozesse. Und das ist nicht nur ein „Schönheitsfehler“, sondern kostet Nerven, Zeit und Geld. Wenn etwa ein Mitarbeiter regelmäßig ins Büro muss, um bedrucktes Papier abzuholen oder für das Versenden eines papiergebundenen Dokuments dieses im Homeoffice auf dem Arbeitsplatzdrucker kleiner Bauart gedruckt und anschließend von Hand kuvertiert und frankiert werden muss.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass vor allem Personalwesen, IT und Vertrieb müssen im Homeoffice regelmäßig auf den Drucker zurückgreifen und hierbei vielfach auf kundenbezogene Prozesse ablaufen, die lediglich teilweise und nicht vollständig digitalisiert sind. Diese Prozesse muten im Homeoffice dann besonders „sperrig“ an.

Die üblichen „Verdächtigen“ sind hier nicht ERP- und/oder vergleichbare Systeme. Diese sind dank ihrer Architektur meist hervorragend an Customer-Communication-Systeme angebunden, auch wenn Sie vom Client im Homeoffice bedient werden. Im Fokus stehen hier vielmehr die Office- und Klein-Lösungen, in denen die mengenmäßig zwar geringen, jedoch wichtigen individuellen Dokumente der Kommunikationsprozesse abgebildet werden, die sich nicht in den großen Systemen haben automatisieren lassen.

Und genau hier setzt der Arbeitsplatzdruck an. Name ist hier Programm, Bündeln und Zustellen von Dokumenten ist die Aufgabe. Einmal über Active Directory ausgerollt, ermöglicht der Arbeitsplatzdruck das Einspielen der am Arbeitsplatz erzeugte Dokument in die zentrale Customer-Communication-Lösung und dort erfolgt dann die Weiterverarbeitung . Wichtig ist, dass hier vorab konfiguriert werden kann, ob das vollautomatisiert passiert, oder ob Nutzer die weiteren Verarbeitungsschritte, das Zielgerät oder die Ziel-IT, auswählen können.

Als Ziel kommen sowohl Cloud-Systeme zur Dokumentenverarbeitung infrage als auch hauseigene Customer Communication Management Systeme oder Output Management Systeme oder aber auch direkt die Einlieferungs-Queue des eigenen Druckdienstleisters. Dokumente durchlaufen so eine automatisierte, zentralisierte und vor allem kostengünstige IT mit Monitoring, Logging und Reporting.

Manuelle Arbeiten entfallen, die Prozess-Laufzeit sinkt, DV-Freimachungs- und Porto-Rabatte können so ebenfalls für diese Dokumente erzielt werden, die Dokumente werden automatisiert in die richtigen Zustellungskanäle eingespeist und für freigabepflichtige Dokumente kann ein nutzerfreundlicher Freigabeprozess zur Verfügung gestellt werden.

Kurz: Mit einer Lösung für den Arbeitsplatzdruck können Dokumente aus Arbeitsplatzumgebungen einfach in digitale Prozesse integriert werden. 

Artikel von Tilla Schröder | 20.Dezember 2023