Kundendokumente entstehen heute in vielen Unternehmen nicht aus einer einzigen, in sich geschlossenen Vorlage, sondern aus unterschiedlichen Formular- und Textbausteinen, die im Hintergrund regelbasiert und in Echtzeit zu einem fertigen Dokument zusammengeführt werden. Dieser modulare Ansatz macht Formulare wieder verwendbar und reduziert den redaktionellen Aufwand – vorausgesetzt, die Bausteine werden in einer Bibliothek verwaltet, inklusive Versionierung.
Leider zeigt sich in der Praxis genau hier eine Lücke: Ohne ein solches System gibt es keine zentrale Übersicht, in der sich nachvollziehen lässt, wo ein Baustein überall verwendet wird und welcher Datenstrom in welchem Formular tatsächlich zum Einsatz kommt. Unternehmen, die lediglich wenige Dokumente auf diese Art erstellen, die sich nur selten ändern, mag dieser Umstand keine Rolle spielen – für Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen – etwa in der Energiewirtschaft, der Versicherungsbranche oder im Finanzsektor – jedoch umso mehr. So wirkt sich jede Änderung an einem Baustein potenziell auf zahlreiche Formulare aus, die an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen produziert werden. Ohne Überblick wird jede noch so kleine Anpassung zu einem Risiko, das in vielen Fällen erst spät im Prozess sichtbar wird.
In vielen Umgebungen ist die Beziehung zwischen Formularen und ihren Bausteinen nicht dokumentiert, sondern basiert einzig auf dem Wissen einzelner Mitarbeitender. Wird ein Baustein geändert, muss zunächst manuell ermittelt werden, in welchen Formularkonfigurationen er verwendet wird. Das Ergebnis landet dann oft in Excel-Tabellen, die den Fundort der Bausteine dokumentieren – gepflegt neben dem eigentlichen System. Erst wenn die Zuordnung klar ist, kann die Formularkonfiguration überhaupt geändert werden. Anschließend beginnt der nächste manuelle Schritt: Test und Sichtprüfung des Ergebnisses.
Ein ähnliches Problem betrifft die Datenströme, aus denen die Formulare befüllt werden. Wenn sich an einem Datenstrom etwas ändert, ist häufig unklar, welche Varianten dieses Datenstroms überhaupt existieren oder wie er dynamisch aus verschiedenen Quellen zusammengestellt wird. Auch diese Information muss in der Regel manuell in einer Excel-Matrix rekonstruiert und für den Test vorbereitet werden.
Die fehlende Systemunterstützung wirkt sich auf drei Ebenen aus:
Änderungsaufwand ohne Systemunterstützung. Jede Anpassung an einem Formularbaustein löst eine Kette manueller Tätigkeiten aus – Lokalisierung des Bausteins, Dokumentation in Excel, Änderung der Konfiguration, erneuter manueller Test und abschließende Sichtprüfung. Ein Vorgang, der mit entsprechender Systemunterstützung ein einzelner Arbeitsschritt sein könnte, wird so zu einem mehrstufigen, fehleranfälligen Prozess.
Intransparenz bei Datenströmen. Ohne eine verlässliche Übersicht der vorkommenden Datenstrom-Ausprägungen lässt sich kaum sicherstellen, dass ein Test tatsächlich alle relevanten Fälle abdeckt. Das Risiko, einen selten auftretenden, aber geschäftskritischen Fall zu übersehen, steigt mit der Komplexität der Datenquellen.
Unvollständige manuelle Tests. Weil am Ende ein Mensch jedes betroffene Dokument prüfen muss, bleiben Tests bei größeren Änderungen zwangsläufig unvollständig – nicht aus mangelnder Sorgfalt, sondern weil der Aufwand mit der Zahl der Formulare und Bausteine wächst. Bei kleinem Auftragsvolumen ist das mit Mehraufwand noch machbar. Bei größeren Volumina und angesichts des Fachkräftemangels reicht der rein manuelle Ansatz nicht mehr aus.
Der bestehende Prozess ist also zeitaufwendig, die Tests sind unvollständig, und das Ergebnis ist damit nicht durchgängig qualitätsgerichtet.
Eine Testautomation für Formulare setzt an diesen drei Punkten an. Sie beginnt mit einem vollständigen Überblick über alle im Unternehmen vorhandenen Formulare – als Voraussetzung für alles Weitere. Darauf aufbauend werden die Bestandteile der Formulare sowie die Regeln erfasst, nach denen sie zusammengesetzt werden. Entscheidend ist eine Ansicht, die beide Perspektiven gleichzeitig zeigt: welche Bausteine ein bestimmtes Formular enthält, und in welchen Formularen ein bestimmter Baustein überall verwendet wird. Erst diese doppelte Zuordnung macht Änderungsfolgen im Vorfeld abschätzbar, statt sie erst im Test zu entdecken.
Eine belastbare Testautomation entsteht in Ausbaustufen, die sich in Projekten schrittweise umsetzen lassen:
Grundlage: Datenströme sichern und verknüpfen. Im ersten Schritt geht es darum, die Erzeugung datenschutzkonformer Dokumente aus den vorhandenen Datenströmen und ihren unterschiedlichen Versionen sicherzustellen. In dieser Ausbaustufe reicht es, die Datenströme zu speichern und mit den zugehörigen Formularen zu verknüpfen.
Höherer Servicegrad: Datenströme zu Business-Objekten entwickeln. Ein weiterführender Schritt besteht darin, Datenströme zu scannen, zu analysieren und im Laufe der Zeit zu vollständigen Business-Objekten auszubauen. Voraussetzung dafür ist eine Bestandsaufnahme aller Dokumente inklusive der zugehörigen Testdaten – etwa fertiger PDFs oder anderer Ausgabeformate.
Verknüpfung und Dokumentation. Zusätzlich braucht es eine Verknüpfung der Datenströme mit den jeweiligen Formularen sowie ein Notizfeld, in den fachlichen Besonderheiten festgehalten werden können. Formulare und ihre Bestandteile werden so dargestellt, dass klar wird, aus welchen Bausteinen ein Formular besteht und wo ein Baustein überall zum Einsatz kommt. Auf dieser Basis lassen sich Bausteine auswählen, ändern und mit einer neuen Versionsnummer speichern.
Testlauf auf Knopfdruck. Ein Testlauf prüft alle verknüpften Datenströme und testet gezielt die Formulare, deren Baustein sich verändert hat – statt pauschal alle Formulare erneut zu testen.
Kontrollierte Freigabe. Die im Testlauf erzeugten Dokumente werden anschließend durch ein Analysetool verglichen und dem zuständigen Mitarbeitenden zur Endkontrolle und Freigabe vorgelegt. Die fachliche Prüfung bleibt damit beim Menschen – der wiederholbare, mengenmäßig aufwendige Teil wird automatisiert.
Formulare, die aus Bausteinen und Datenströmen zusammengesetzt werden, sind in vielen Unternehmen seit Jahren im Einsatz – oft jedoch ohne die Systemunterstützung, die für eine verlässliche Qualitätssicherung nötig wäre. Möglich wird das erst durch den schrittweisen Aufbau von Übersicht, Verknüpfung und Testlogik. Wer diesen Aufbau konsequent verfolgt, gewinnt nicht nur Zeit im Änderungsprozess, sondern auch die Sicherheit, dass jedes ausgelieferte Dokument den definierten Qualitätsanforderungen entspricht.
Wenn Sie prüfen möchten, wie sich Ihre bestehende Formularlandschaft für eine Testautomation aufbereiten lässt, sprechen wir gerne mit Ihnen über den konkreten Ausgangspunkt in Ihrem Unternehmen.