Energieversorgungsunternehmen stehen aufgrund der Liberalisierung verschiedensten Anforderungen gegenüber. Netz und Versorgung müssen informatorisch und buchhalterisch getrennt werden. Der steigende Wettbewerb erfordert eine individuelle Betreuung der Kunden. Umfangreiche Anpassungen der Prozesse, der Organisation und der IT- Systeme bis hin zum Output Management sind die Folge.

Die Anforderungen

Überblick und Kontrolle – die zentrale Anforderung drückt vereinfacht aus, was sich die Süwag Energie zum Ziel gesetzt hat: ein Werkzeug, das dem Operating die Handhabung des Massendrucks erleichtert und die Einrichtung eines zentralen Help-Desks für alle Druck-Spools, das dazu beiträgt, den Überblick über den Massendruck zu behalten. Um die neue Output Management Landschaft überwachen zu können, sollte diese der bestehenden dreistufigen SAP-Landschaft nachempfunden werden. Die Druckdaten aus dem SAP-System sollten zur weiteren Aufbereitung und Verarbeitung übernommen werden. Als zusätzliche Anforderung sollte die Output Management Lösung pro SAP-Mandant die entsprechenden Formularlayouts generieren können. Bei der Auswahl des Output Management Systems wurde vor allem darauf geachtet, dass das System die komplexen logistischen Anforderungen, wie z.B. das Splitting von Dokumenten oder Schachtsteuerung zum Bedrucken verschiedener Papiersorten der Süwag erfüllen kann.

Die Lösung

Die Süwag Energie hat sich für die Output Management Suite der Firma profiforms entschieden, da diese Lösung ein Portfolio gut aufeinander abgestimmter Produkte für das Enterprise Output Management bietet.

Die Umsetzung

Herzstück der Output Management Suite ist der docxworldES Spooler, in den der docxcworldES Archiver, der docxworldES ReportWriter und das ADOBE SAP Output Pak integriert sind. Der docxworldES Spooler ist die zentrale Druckanwendung, da hier alle anderen Komponenten konfiguriert und überwacht werden. Mit dem docxworldES Spooler werden die Druck-Operatoren durch Funktionalitäten, wie z.B. Druckvorschau, Druckerdefinitionen und -umleitungen, Wiederholdruck und das zeitgesteuerte Löschen von Druckjobs unterstützt. Besonders wichtig ist die bidirektionale Schnittstelle zum SAP-System. Durch sie werden alle Informationen, die Aufschluss über den Erfolg des Druckauftrages, die Konfiguration und den Status des Druckers geben, an das SAP-System zurückgemeldet. Damit hat die Süwag-Energie ein wichtiges Werkzeug für die Qualitätssicherung.

In den docxworldES ReportWriter integriert ist das DV-Freimachungsmodul. Hier werden Kuvertierzeichen für die Kuvertierstraße erzeugt, die Post der Süwag Energie in Frankierungsklassen eingeteilt und die Portokosten optimiert. Dadurch können enorme Kostenersparnisse realisiert werden. Die Deutsche Post überprüft die eingelieferten Dokumente auf Vollständigkeit. Damit kann die Süwag Energie sicherstellen, dass alle ihre Sendungen vollständig und termintreu die Empfänger erreichen.

Mit dem docxworldES ReportWriter hat die Süwag Energie nun ein System, das alle ihre komplexen logistischen Anforderungen erfüllen kann. Er splittet unter anderem Jobs auf, steuert Beilagen zu und nummeriert die Dokumente. Der docxworldES ReportWriter ist auch in der Lage, die verschiedenen Formularlayouts den entsprechenden SAP-Mandanten zuzuordnen und die Formulare mit den richtigen Schriftarten, Logos und Layoutrichtlinien zu erzeugen. Aber damit nicht genug: Der docxworldES ReportWriter steuert je nach SAP-Mandant verschiedene Druckerschächte an, damit die Formulare auf dem richtigen Papier gedruckt werden.

In den docxworldES ReportWriter ist das DV-Freimachungsmodul integriert. Hier werden Kuvertierzeichen für die Kuvertierstraße erzeugt, die Post der Süwag Energie in Frankierungsklassen eingeteilt und die Portokosten optimiert. Dadurch können enorme Kostenersparnisse realisiert werden.

Der docxworldES Archiver übernimmt die Daten der Süwag Energie aus dem docxworldES ReportWriter und konvertiert Sie in das PDF-Format. Außerdem werden Index- bzw. Attributdateien generiert und dem Archivsystem IXOS zur Verfügung gestellt.

In Zukunft

Für weitere Projekte ist ein Nachverfolgungs- bzw. Tracking-System auf Dokumentebene geplant. Ziel wird es sein, den Status jedes einzelnen Produktionsschrittes eines Dokumentes vom SAP-System bis zum Drucker nachverfolgen zu können. Damit kann der Druckoutput noch effektiver und kontrollierter verwaltet werden.