Heute hat die Klafs-Gruppe über 500 Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und in der Schweiz und die Umsatzzahlen wuchsen von einer Million Euro im Jahre 1964 auf circa 69 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2005. Damit ist Klafs weltweit umsatzstärkstes Unternehmen im Saunabereich.

Die Anforderungen

Ursprünglich wurde bei Klafs Saunabau Jetform zur Aufbereitung der Druckdaten eingesetzt. Mit der mittlerweile in die Jahre gekommenen Lösung konnten die Anwender die Druckjobs nicht nachvollziehen oder kontrollieren und die erzeugten Dokumente nicht per E-Mail oder anderen neuen Medien versenden. Außerdem sollten die Dokumente zukünftig in einem Standardformat generiert werden, um flexibler arbeiten zu können. Das waren die Hauptgründe für Klafs, sich auf die Suche nach einer neuen Output Management Lösung zu machen. Um die Erstellung, den Druck und die Verteilung des Outputs zu optimieren, sollte der österreichische Standort Hopfgarten an das neue System angebunden werden. Ziel war es, die Dokumente in der Zentrale in Schwäbisch Hall mit den Daten aus dem SAP-System zu generieren und in Hopfgarten in Österreich zu drucken. Die Formulare auf Basis PDF sollten zentral in Schwäbisch Hall erstellt und verwaltet werden. Die Formulare sollten in deutscher und englischer Sprache verfügbar sein.

Die Lösung

Das vorhandene Jetform-System wurde durch die Output Management Suite der profiforms gmbh abgelöst. Damit hat Klafs heute ein modernes und flexibles Output Management System, das mit den verschiedenen Modulen auf Basis PDF alle Anforderungen der Firma Klafs erfüllt.

Die Umsetzung

Der docxworldES ReportWriter generiert Dokumente aus Formularlayouts und Nettodaten aus dem SAP-System. Diese werden vom docxworldES Spooler komprimiert via VPN an einen kaskadierten docxworldES Spooler in Hopfgarten (Österreich) gesendet. Dort werden die fertigen Datenströme entpackt, den Druckern zugeordnet und ausgedruckt. Durch die komprimierte Übergabe der Daten nach Hopfgarten war keine Erhöhung der Bandbreite nötig.

Dass die Dokumente auch tatsächlich gedruckt werden, überprüft der docxworldES Spooler ebenfalls und meldet den Status der Drucker und Druckjobs an das SAP-System zurück. Damit haben die Druck-Operatoren die Kontrolle über alle Prozesse und können jeden einzelnen Schritt der Druckjobs nachvollziehen.

Es wurde ein zentraler Layoutpool auf PDF Basis aufgebaut, in dem alle Formularbestandteile nach den CI-Richtlinien von Klafs liegen. Aus diesem Pool werden die Dokumente generiert. Beispielsweise werden an jeden Kundenauftrag automatisch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Klafs angehängt.

PDF als Druckformat hat den Vorteil, dass zum Beispiel Listendrucke aus dem SAP-System ganz einfach wiederholt oder auch nur einzelne Seiten aus einem Dokument gedruckt werden können.

Ein weiterer Vorteil von PDF ist, dass es sich mit allen Druckern problemlos nutzen lässt. Die Anwender profitieren von einer einfachen Druckvorschau, um ihre Dokumente zu prüfen.

Da PDF-Dokumente sehr klein und PDF als Format weit verbreitet und akzeptiert ist, verschicken die Mitarbeiter von Klafs beispielsweise Auftragsbestätigungen immer öfter auch per E-Mail an ihre Kunden.

In Zukunft

Die Anbindung weiterer Systeme an die Output Management Suite werden die nächsten Projektschritte bei Klafs Saunabau sein. Dazu wird Lotus Notes an das OMS-System angebunden, um die Belege aus dem Vertrieb dort ablegen zu können. Damit können die Aussendienstmitarbeiter zukünftig alle Informationen zu ihren Kunden auch von unterwegs aus einsehen.

Außerdem sollen künftig CAD-Zeichnungen als PDF-Dokumente an die Angebote angehängt werden. Dazu wird es beim Erstellen eines Angebotes die Möglichkeit geben, eine Zeichnung mit anzufordern, die dann an das Angebots-PDF mit angehängt wird.