Gelungene Internet-Shops, moderne und leistungsfähige Call-Center sowie wachsende Anforderungen an das Unternehmen durch das sich verändernde Kundenverhalten, führten bei Conrad Electronic SE zu einer nicht zu verachtenden Umsatzerhöhung. Allerdings führte dies ebenso zu einigen Herausforderungen, die es zu bewältigen galt. Durch das Unternehmenswachstum wurde die EDV vor Herausforderungen und anspruchsvolle Aufgaben gestellt und zwar insbesondere an den Stellen an welchen die Prozesse der Versandstraßen auf den Druck der Dokumente trafen.

Die Anforderungen

Die Gesamtumstellung und das Zuschneiden des Systems auf die veränderten Bedürfnisse der Conrad Electronic SE begann im Jahr 2006 und dauerte zunächst 18 Monate. Innerhalb dieser Zeitspanne wurde deutlich, dass auch die Anforderungen an den Druck-Output gestiegen waren. Allerdings war die Priorität hierbei weiterhin, dass sich die zukünftigen Belege an die Kunden nicht wesentlich von dem bisherigen und bekannten Aufbau und Erscheinungsbild unterscheiden dürfen. Ein weiterer Punkt war, dass die neuen Belegflüsse sich den bestehenden Versandabläufen unterzuordnen hatten. Dabei sollten die Dokumente jedoch mit neuen Designmöglichkeiten gestaltbar sein. Diese Anforderungen brachten die Conrad Electronic SE zur profiforms gmbh als spezialisierten Projektpartner für Output Management Systeme.

“Das Projektteam von profiforms hat unsere Anforderungen sehr schnell erkannt und uns innerhalb weniger Tage ein Lösungskonzept inklusive Pflichtenheft erstellt“, berichtet Thomas Zölch, Projektleiter Output Management bei der Firma Conrad.
„Wir haben uns mit unseren Ressourcen um notwendige ABAP-Druckprogramm-Erweiterungen sowie um das Formulardesign gekümmert.

Die Mitarbeiter von profiforms passten die Komponenten ihrer ‚Output Management Suite` an unsere Bedürfnisse an. Das Ziel, ein lauffähiger Prototyp, war vorfristig, innerhalb weniger Wochen erreicht”.

Die Lösung

Mit der docxworldES-Lösung war Conrad für lange Zeit rundum versorgt, die Belege und Dokumente waren entsprechend der Vorgaben gestaltbar und gleichzeitig im Wesentlichen unverändert. Jedoch war auch Conrad wie im Grunde alle Unternehmen weiteren Veränderungen ausgesetzt, die durch Globalisierung und Digitalisierung entstehen und immer mehr individuelle CloudService-Lösungen beanspruchen.

Wir freuen uns, auch für die Einführung des CloudServices und der damit verbundenen Erweiterung des bestehenden Systems, der perfekte Ansprechpartner für die Conrad Electronics SE gewesen zu sein. Innerhalb kürzester Zeit gelang es uns das Bedürfnis nach einem automatisierten Druck- und Versandprozess zu stillen, indem wir diesen in die Cloud implementiert haben. Durch und mit dem flexiblen docxworld24-Cloud-Service war es uns möglich, dieses eine Feature unserer Cloud-Lösung entsprechend der Bedürfnisse der Conrad Electronics SE in die Cloud zu bewegen, sodass dieser Arbeitsprozess nun vollautomatisiert und effizienter gestaltet ist.

Einerseits ist dies eine Arbeitserleichterung für Conrad, die nun so schneller, effizienter und günstiger arbeiten, andererseits entwickelte sich dadurch ebenso ein Kundenvorteil, da die Kunden seitens Conrad ihre Dokumente nun schneller erhalten und dadurch bei Bedarf auch schneller reagieren können. Nach einem Monat war es bereits gelungen, einen Bereich als Prototyp in die Cloud zu bewegen. Die anderen Bereiche erfolgten in kurzer Zeit und geringen Abständen danach. Der gesamte Prozess lief komplikationslos und problemfrei.

Auch der zeitweise hoher Umfang von über 30.000 Sendungen täglich, was einer Menge von ca. 100.000 Seiten entspricht, kann von dem docxworld24-Feature ohne weiteres gestemmt und von unseren Druckpartnern gedruckt und versendet werden.