Energieversorgungsunternehmen stehen aufgrund der Liberalisierung verschiedensten Anforderungen gegenüber. Netz und Versorgung müssen informatorisch und buchhalterisch getrennt werden. Der steigende Wettbewerb erfordert eine individuelle Betreuung der Kunden. Umfangreiche Anpassungen der Prozesse, der Organisation und der IT- Systeme bis hin zum Output Management sind die Folge.

Die Anforderungen

Die Mitarbeiter der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG hatten zur Erstellung ihrer Geschäftsdokumente zwei Anwendungen zur Verfügung. Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen wurden direkt im Customer Interaction Center (CIC) im SAP erzeugt. Individuelle Dokumente wurden mit MS-Word erstellt. Die Daten zum Ausfüllen der Formulare wurden per Copy and Paste aus dem SAP in die Word-Formulare eingepflegt. Das bedeutete einen enormen Arbeits- und Zeitaufwand. Das Projekt hatte also zum Ziel, MS-Word zur Dokumenterstellung abzulösen, damit aus dem SAP-System vorhandene Daten genutzt und tägliche Arbeiten effektiver erledigt werden können. Die Dokumente, die zukünftig direkt im SAP erzeugt werden sollten, sollten dem Corporate Design der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG entsprechen. Außerdem sollten die Mitarbeiter Dokumente mit individuellen Texten formulieren können. Eine Vorschaufunktion sollte die Dokumente so anzeigen, wie sie auf dem Drucker ausgegeben werden. Die im Laufe eines Tages erstellten Dokumente sollten tagsüber gesammelt und über Nacht in einem Lauf zentral ausgedruckt und über die Kuvertiermaschine kuvertiert werden. Bei der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG gibt es Dokumente, die neben dem Sachbearbeiter auch von dessen Vorgesetzten manuell unterschrieben werden müssen. Daraus entstanden zwei weitere Anforderungen. Zum einen sollte pro Dokument festgelegt werden, ob zwei Unterschriften notwendig sind. Zum anderen sollte im System hinterlegt werden, wer der Vorgesetzte des Sachbearbeiters ist und dessen Namen automatisch in das Dokument übernommen werden. Durch die Arbeit mit zwei unterschiedlichen Anwendungen zur Dokumenterstellung (SAP und MS-Word) war es nicht möglich, alle Dokumente zu archivieren. Eine weitere Anforderung war also, alle Dokumente der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co.KG in ein Archivsystem zu transportieren, um sie zum Beispiel jederzeit recherchieren zu können.

Die Lösung

Zur Umsetzung der Anforderungen der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG wurde OMS4SAP von profiforms ausgewählt und implementiert. Aufgrund der hohen Funktionalität und Flexibilität von OMS4SAP konnten die Anforderungen – bis auf die speziell für die Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG entwickelte Unterschriftsregelung – mit den Standard-Komponenten des Systems umgesetzt werden.

Die Umsetzung

Aus dem Customer Interaction Center (CIC) im SAP-System wird direkt in die Dokumenterzeugung in OMS4SAP verzweigt. Dort können jetzt Dokumente mit individuellen Texten im Corporate Design erzeugt werden. Die Daten werden automatisch aus dem CIC (Einstiegsobjekte) übernommen.

Bevor die Dokumente lokal gedruckt oder für den zentralen Ausdruck in der Nacht in den Korrespondenz- Container gestellt werden, können sie über die integrierte Preview-Funktion am Bildschirm angeschaut und beispielsweise auf Rechtschreibfehler überprüft werden.

OMS4SAP erzeugt nicht nur Dokumente, sondern führt für jedes Dokument einen Nachweis mit. Die Kontrolle reicht vom einfachen Nachweis über einen im System erzeugten Brief mit Zugriff auf das Archivsystem, bis hin zum Nachweis jedes einzelnen Verarbeitungsschrittes eines Dokumentes im SAP-System und den nachgelagerten Output Management Systemen. Da OMS4SAP die Word-Anwendung abgelöst hat, sind jetzt alle erzeugten Dokumente im SAP-System eingetragen und
bilden die komplette Kommunikation mit den Kunden der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG ab.

Die Formular-Konnektoren binden die verschiedenen Techniken zur Erstellung von Formularen an die OMS4SAP-Lösung an. Das bedeutet, alle Formulare – ob sie mit SmartForms, SAPScript oder ABAP-Programmen erstellt wurden – können problemlos mit OMS4SAP verarbeitet werden. Über die Erweiterungs-Konnektoren werden spezielle Kundenwünsche an OMS4SAP angeknüpft. Für die Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG wurde die Unterschriftenregelung über diese Konnektoren realisiert. Diese Konnektoren verändern das Standard-Produkt nicht. Damit können auch in Zukunft individuelle Lösungen an OMS4SAP-angebunden werden, ohne die Standardfunktionen zu modifizieren.

Die OMS4SAP-Lösung wurde so konfiguriert, dass alle Dokumente aus dem SAP-System archiviert werden. Der docxworldESArchiver übernimmt dabei den Transport der Dokumente in das Archivsystem SER. Dort können sie jetzt jederzeit recherchiert werden.
Durch den Einsatz des docxworldES ReportWriters benötigen die Mitarbeiter nur noch ein Design-Tool, um alle Formulare zu pflegen. Bisher wird bei der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG hauptsächlich die Dokumenterzeugung eingesetzt. Die weiteren Planungsschritte sehen vor, neben der Dokumenterzeugung auch das Monitoring zu implementieren, um die Qualität der Druckausgaben aus dem SAP besser überwachen zu können.