Die arvato AG ist eines der größten Mediendienstleistungsunternehmen in Europa und Teil der Bertelsmann-Gruppe. Der Geschäftsbereich Supply Chain Management übernimmt Logistikdienstleistungen unter anderem für Kunden aus der Automobilindustrie, Pharmazie, Telekommunikation, Fashion und im IT-Bereich. Im Kundenauftrag werden Waren und Broschüren versendet. Innerhalb des standortübergreifenden Logistikprozesses spielen Standortdokumente wie Pickzettel, Lieferscheine und Rechnungen eine wesentliche Rolle. Um den Outputprozess nahtlos in die bestehenden SAP-Umgebungen zu integrieren, hat arvato die Output Management Suite von profiforms eingeführt. Damit löst der Dienstleister gleichzeitig eine eigenentwickelte Software ab, die als Insellösung die Prozesse schon seit längerem nicht mehr mit der erforderlichen Performance unterstützte.

Die Anforderungen

Etwa 100.000 Druckjobs täglich müssen bei arvato logistics abgewickelt werden. Rund 20 Millionen Seiten werden monatlich gedruckt, fünf Millionen Dokumente im elektronischen Archiv abgelegt. Da Massendrucke mit einem Volumen zwischen 30.000 und 40.000 Seiten nachts im Batchlauf erledigt werden müssen, bestanden vor allem hohe Anforderungen an die Geschwindigkeit und Ausfallsicherheit der neuen Output Management Lösung.

Im Auswahlprozess setzte sich die Lösung von profiforms gegen Anwendungen aus dem SAP-eigenen Portfolio durch. Während der Evaluation hatte das Projektteam um Jürgen Behnel, Head of Output Management Development, und Projektleiter Thomas Lindhorst festgestellt, dass das Druckformularwerkzeug der SAP „Smart Forms“ die Kriterien von arvato nicht erfüllte. Für die Output Management Suite sprachen neben einer hohen Performance und Stabilität auch, dass die Lösung komplett alle Output-Anforderungen wie Document Presentment, Druckmanagement und Drucksteuerung abdeckte und sich nahtlos an SAP und Interactive Forms koppeln ließ. Damit sind Transparenz und völlige SAP-seitige Administrierbarkeit der Lösung einerseits und Druckoutput mit „Vollgas“ anderseits gewährleistet. Darüber hinaus war für arvato mitentscheidend, dass die Lösung auf Standards setzt und so zum Investitionsschutz im Output Management beiträgt. So kann arvato den Adobe Designer zur Gestaltung von Formularen nutzen. Auch ist die Suite Unicode-fähig, beherrscht also asiatische Schriftzeichen und kann damit weltweit eingesetzt werden. Nicht zuletzt überzeugte profiforms mit einem überschaubaren und kalkulierbaren Lizenzmodell für das Komplettprodukt.

Die Umsetzung

Das Projekt bei arvato startete im Oktober 2005 mit einer Testphase. Ab März 2006 wurde die Lösung implementiert und die Mitarbeiter intensiv in der Anwendung geschult. Weil mit der profiforms-Lösung Dokumente für Drittanbieter generiert und weiter verarbeitet werden müssen, sind die Formulare jeweils individuell zu gestalten. Insgesamt müssen die Corporate Design Vorgaben von 250 Kunden beachtet und umgesetzt werden. „Der Aufbau der Formularwelt ist eine Herausforderung des Projektes, der mit enormen Fleißaufwand bewältigt werden muss“ berichtet Jürgen Behnel. „Insgesamt werden bis zu 4.000 einzelne Formulare von uns in Eigenregie angepasst. Die Umstellung der Altsysteme auf die neue Lösung erfolgte daher schrittweise und kundenbezogen.“ Ende 2007 hatte arvato diese Designarbeiten abgeschlossen. PDF als neues Metaformat für das gesamte Output Management hat sich dabei durchweg bewährt. Das Format erleichtert zum einen erheblich den Austausch von Dokumenten und macht den Umgang mit Formularen flexibler. Zum anderen können bei der Einrichtung neuer Formulare bestehende Kundenvorlagen genutzt werden. Dadurch ist ein schnelles Prototyping möglich.

Die Formularlayouts im Format PDF werden für alle Standardbelege im Output genutzt. Sie werden mit den entsprechenden Rohdaten aus dem SAP-System befüllt und dann ausgedruckt, gefaxt, per E-Mail verschickt, auf Datenservern abgelegt und im ISO-genormten Format PDF/A im Archiv gespeichert.

Bei arvato müssen zahlreiche logistische Anforderungen bewältigt werden. „Output ist bei arvato mehr als nur Ausdrucken“, betont Thomas Lindhorst. „Die Lösung von profiforms zerlegt große Druckdatenströme in kleinste Datenblöcke und setzt diese wieder neu zusammen. Die Druckdaten müssen immer wieder sortiert und gemischt werden. Außerdem werden durch die Software auch Ereignisse in der Logistikkette ausgelöst, wie zum Beispiel der Ausdruck von Lieferscheinen an Transportbändern mit Robotersteuerung.“ Darüber hinaus unterstützt die Lösung den Just-in-Time-Druck für beispielweise Reparaturanleitungen und Handbücher, die in der Media Factory bei arvato „on Demand“ produziert werden.

Die Lösung kommt rund um den Globus zum Einsatz, auch wenn sie nur zentral installiert ist. Sie steuert die Druckdatenströme über die bestehenden Datenleitungen zu insgesamt rund 3.000 verschiedenen Drucksystemen – vom Desktop-Drucker bis zum Hochleistungsdrucker. arvato distribution ist außerhalb von Europa zusätzlich vertreten in den USA, in Singapur, in Südamerika sowie in Sydney.

Die Output-Spezialisten von profiforms haben arvato anfangs intensiv vor Ort betreut und bei den Mitarbeitern des Logistikdienstleisters in Versmold schrittweise internes Know-how aufgebaut. Heute arbeiten knapp 50 Anwender in verschiedenen Funktionen mit der Lösung, unter anderem in den Bereichen Design, interaktive Formulare oder Operating.

In Zukunft

Auch in Zukunft will arvato in Sachen Output mit profiforms zusammenarbeiten und die profiforms-Lösung noch schrittweise ausbauen: Themen wie die Integration von ZUGFeRD und elektronische Rechnungsstellungen stehen bereits auf der Agenda. Außerdem planen die beiden Projekt-Verantwortlichen, künftig noch stärker mit interaktiven Formularen im SAP-Umfeld zu arbeiten.