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Die Rolle der Business Communication Solutions

Die Rolle der Business Communication Solutions

Business Communication ist die Kreierung, Generierung, Koordination und Verteilung elektronischer sowie physischer Dokumente an interne und externe Empfänger. Die Einzelprozesse, aus denen die Business Communication besteht, sind komplex und umfassend, sodass nicht von einem einzigen Prozess gesprochen werden kann. Dabei kann es sich unter anderem um Rechnungen, Lieferscheine, Etiketten und QR-Codes handeln.

 

Ziel der Business Communication ist es immer, durch effiziente Steuerungsmethoden der Hard- und Software, Kosten- und Kommunikationsvorteile zu generieren. Durch die Verlagerung der internen und externen Kommunikation auf Onlinekanäle, lassen sich beispielsweise Druck- und Versandkosten einsparen, die durchaus in die Millionenbeträge gehen können. Je nach Firmengröße reicht es bereits aus, die internen Kommunikationsabläufe zu digitalisieren, um solche Einsparungen zu erreichen. Business Communication kann daher auch als ein Bestandteil des Enterprise Content Managements gesehen werden.

 

Ein Merkmal von Business Communication Solutions sind Schnittstellen, welche aus den Applikationen, die für die Informationsverteilung zuständig sind, eben diese Informationen und Dokumente entgegennehmen. Dieser Informations-Input wird zentral aufbereitet und jeweils in dem passenden Format für den entsprechend gewählten Output-Kanal verteilt.

 

Durch die Zunahme der Bedeutung elektronischer Dokumente, hat sich auch die Business Communication verändert und weiterentwickelt. Sowohl für Anbieter als auch für Anwender wird der Markt immer unersichtlicher, vielschichtiger und komplexer. Die Output- und Kommunikationskanäle werden nicht nur mehr, sie konvergieren und fransen immer weiter aus. Alle Arten dieser Kanäle müssen zielgruppenorientiert, effizient und fokussiert bedient werden. Das hat zur Konsequenz, dass moderne Business Communication Systeme eine Vielzahl an Formaten kennen, können, verarbeiten, konsolidieren und ausspucken müssen, ohne dabei die alten Standardformate zu übergehen.

 

Durch die Digitalisierung und die einhergehenden Konvergenzmechanismen ist es zu einer Herausforderung geworden, die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit des Outputs auf allen Kanälen zu gewährleisten. Es müssen Prüfroutinen definiert und umgesetzt werden, die den Gesamt-Output prüfen und die Richtigkeit feststellen. Das wirft automatisch die Frage auf, wie es bei diesem kanalübergreifenden Prüfsystemen mit der Datensicherheit aussieht. Die umfassendste und höchste Sicherheitszertifizierung hierbei, die den Anforderungen aus der Finanz- und Versicherungsbranche entspricht, ist die PCI DSS Zertifizierung. Diese Zertifizierungs-Audits finden zyklisch und regelmäßig statt, sodass die Sicherheit von Daten jeglicher Art, zu jeder Zeit so umfassend wie nur möglich, gewährleistet wird.

 

Die Gründe dafür, dass es bisher noch nicht gelungen ist, mehr Geschäftsprozesse auf digitale Bearbeitung umzustellen, liegen unter anderem bei den rechtlichen Vorgaben, den nicht einheitlichen IT-Systemen, den Medienbrüchen und der allgemeinen Angst und Skepsis gegenüber Neuem. Hier ist das Neue, dem man skeptisch gegenübersteht, die Digitalisierung und die digitale Welt an sich. Digitalisierung bedeutet innerhalb der Business Communication nicht nur das Ablösen der papierbasierten Dokumentenprozesse durch digitale Dokumentenprozesse, sondern vielmehr die Entwicklung von der Bringschuld zur Holschuld. Informationen, die digital für den Konsumenten zur Verfügung gestellt werden, müssen von eben diesem beispielsweise auf einem Portal abgerufen werden. Das bedeutet auch eine Veränderung der Aufgaben für diejenigen Systeme, welche solche Informationen aufbereiten, konsolidieren und bereitstellen.

 

Die Anforderungen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Dokumenten und dem allgemeinen Output sind nicht nur verschärft worden, sondern vielmehr umfassender und widersprüchlicher geworden. Einerseits sind die Zeiträume für die Archivierungspflicht verlängert worden, während andererseits die Haftbarkeit für zu langes Archivieren von Kundendaten erhöht wurde. Das hat zur Konsequenz, dass in der modernen Business Communication ein Fokus auf Berechtigungen, automatisches Löschen und Aufbewahrungszeiten gelegt werden muss, ohne einen Teil der Gesamtdefinition dabei zu wenig zu beachten.

 

Anwender gehen mit bestimmten Erwartungshaltungen an Business Communication Solutions heran, welche sie aus anderen Bereichen transferieren. So wird ein „Output on demand“-Verfahren immer wichtiger, welches überall, zu jeder Zeit und an jedem Ort funktionsfähig ist. Weiterhin wird erwartet, dass Business Communication einfach funktioniert, unabhängig der Hardware oder verwendeten Software. Hier liegt es an dem Anbieter Lösungen zu schaffen, welche die komplette Bandbreite an Anforderungen und Ausgangspunkten bedienen können. Diese Beispiele aus Sicht der Anwender lassen den Schluss zu, dass Business Communication einer Voll- oder Teilautomatisierung bedarf. Zusätzlich müssen die Benutzeroberflächen intuitiv, konsolidiert und komfortabel sein sowie cloudfähig und kombinierbar.

2019-07-29T09:37:05+00:00