E-Rechnung: Wir machen’s einfach – und rechtssicher.

Sie haben das Interview mit Tilla Schröder auf Klassik Radio gehört? Dann sind Sie hier genau richtig. Tilla Schröder, geschäftsführende Gesellschafterin von profiforms, berät führende Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – in gesetzlich definierter Form, validiert und archiviert.

Was viele nicht wissen: Eine nicht gültige E-Rechnung führt zum Verlust des Vorsteuerabzugs.

Das bedeutet: bis zu 19 % Mehrkosten pro Rechnung – und das auch rückwirkend.

Lesen Sie im Folgenden warum die Einführung der E-Rechnung entscheidend für die Zukunft Ihres Unternehmens ist.

Tilla Schröder, CEO profiforms GmbH

Tilla Schröder, CEO profiforms gmbh

Warum das Ganze?

GoBD – das müssen Sie wissen:

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Nur wer diese Anforderungen erfüllt, erhält den Vorsteuerabzug und übersteht steuerliche Betriebsprüfungen problemlos.

Wichtigste Punkte zur E-Rechnungsvalidierung

Empfangspflicht seit 01.01.2025
Vorsteuerabzug gibt es nur bei gültiger Validierung
- Bis zu 19 % Mehrkosten bei Ablehnung
- Validierung = steuerlicher Nachweis
- Rückweisungen unterbrechen Zahlungsfluss

Mit profiforms sichern Sie sich nicht nur die Lösung, sondern anhand des Validierungsprotokolls auch den Nachweis und die Sicherheit, dass alles ordnungsgemäß und qualitätsgesichert abläuft.

profiforms E-Val Service:

Validierung und Visualisierung
von E-Rechnungen

Registrieren Sie sich jetzt kostenlos und erhalten Sie direkten Zugang zu unserem E-Val Onlineportal.

Nach der Anmeldung senden wir Ihnen eine E-Mail-Adresse, an die Sie Ihre E-Rechnungen zur Visualisierung und Validierung übermitteln können – einfach, sicher und GoBD-konform.

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Eingangsrechnungen validieren und sichern

So funktioniert’s:

1. Sie senden Ihre Rechnungen direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware via API, E-Mail oder Upload.

2. Wir validieren & visualisieren die Datenstruktur gemäß EN16931 und prüfen die gesetzlichen Pflichtangaben.

3. Nicht gültige Rechnungen senden wir auf gleichem Weg zurück.

4. Gültige Rechnungen liefern wir zurück – mit visualisierter Darstellung und rechtsgültigem Validierungsprotokoll für Ihre Archivierung nach GoBD.

Ihre Vorteile:

✔ Kein Risiko des Vorsteuerverlusts

✔ Kein zusätzlicher IT-Aufwand

✔ Alle Nachweise GoBD-konform archiviert

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind damit konfrontiert, Prozesse zu schaffen, die nicht nur rechtskonform, sondern auch stabil und wirtschaftlich umsetzbar sind.

Das gelingt in der Regel nur mit einem Partner, der sowohl die technischen Anforderungen als auch die branchenspezifischen Abläufe versteht – und sie effizient in eine funktionierende Lösung übersetzt.

profiforms steht für:

Jahrzehntelange Erfahrung in der Erstellung von Dokumenten und Business Objekten

Wir kennen die internen Abläufe und Prozesse bezüglich Rechnungen, genauso wie den steuerlichen Anteil von Rechnungen. Behalten Sie Ihre gewohnte Arbeitsweise bei und machen Sie es sich einfach.

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Ausgangsrechnungen sicher erstellen lassen

So funktioniert’s:

1. Sie übermitteln uns Ihre Rechnungsdaten via API, E-Mail oder Upload.

2. Wir erzeugen daraus eine E-Rechnung – im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

3. Optional bieten wir Ihnen auch hier die Validierung an, um Rückweisungen und damit einhergehenden Zahlungsverzug zu vermeiden.

4. Sie erhalten die fertige, (geprüfte) E-Rechnung zurück – zur Weiterleitung oder Archivierung.

Ihre Vorteile:

✔ Kein technisches E-Rechnungs-Know-how notwendig

✔ Keine Änderungen an Ihren Prozessen

✔ Keine Ablehnung beim Empfänger und damit kein Zahlungsverzug

profiforms steht für:

Jahrzehntelange Erfahrung in der Erstellung von Dokumenten und Business Objekten

Wir kennen die internen Abläufe und Prozesse bezüglich Rechnungen, genauso wie den steuerlichen Anteil von Rechnungen. Machen Sie es sich einfach und arbeiten Sie dank unserer Lösung weiter wie gewohnt.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Was macht einen guten E-Rechnungsprozess aus?

„Ein guter Prozess kombiniert Annahme, Validierung, Visualisierung und Archivierung.“
– Tilla Schröder, CEO profiforms gmbh

Ein funktionierender E-Rechnungsprozess – technisch durchdacht, rechtlich sicher

Der E-Rechnungsprozess ist ein digitaler Prozess, der den Empfang, die Validierung, die eventuelle Visualisierung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung umfasst.

Eingangsrechnungen können dabei über verschiedene Kanäle eingehen – zum Beispiel per E-Mail, über ein Portal oder eine API-Schnittstelle.

Wichtig ist: Jede Rechnung muss automatisiert geprüft und – sofern notwendig – auch visuell darstellbar sein, um bei einer Betriebsprüfung nachvollzogen werden zu können. Alle Prüf- und Empfangsnachweise sind revisionssicher zu dokumentieren und für acht Jahre aufbewahrungspflichtig.

Nur wenn dieser Ablauf klar strukturiert und auf das Unternehmen abgestimmt ist, bleibt die Bearbeitung effizient – und die steuerliche Anerkennung dauerhaft gewährleistet.

Ein effektiver E-Rechnungsprozess umfasst:

1. Empfang – über E-Mail, Portal oder API

2. Validierung – automatische Prüfung nach gesetzlicher Vorgabe

3. Visualisierung – Sichtprüfung, falls nötig

4. Archivierung – GoBD-konform, mit Prüfprotokoll

5. Nachweisbarkeit – im Falle einer Betriebsprüfung

6. Effizienter Ablauf ohne Mehraufwand im Tagesgeschäft

7. Finanzamtssichere Gestaltung aller Prozessschritte

Ziel ist es, auch bei steigender Komplexität rechtssicher und effizient zu arbeiten. Gerne zeigen wir Ihnen unverbindlich und kostenfrei, wie Sie die E-Rechnung erfolgreich einführen.

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Ihr exklusives Angebot:

Der Leitfaden zur erfolgreichen Einführung

Sie kennen das Thema schon aus dem Radio. Jetzt ist es Zeit für den nächsten Schritt.

Der offizielle E-Rechnungs-Leitfaden von profiforms:

✔ Kompakt erklärt
✔ Fokus auf Einführungsprojekt
✔ Klar strukturiert
✔ Mit Checklisten, Zeitplänen und Best Practices

Jetzt kostenfrei herunterladen

Die Vorteile rechtzeitiger Umsetzung

Rechtssicherheit: GoBD- & UStG-konform

Wer frühzeitig auf E-Rechnungen umstellt, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit – wie sie in der GoBD und dem Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind. Nur vollständig valide und archivierte E-Rechnungen sichern den Vorsteuerabzug und verhindern spätere Rückforderungen durch das Finanzamt.

Vermeidung von Rückforderungen und Strafen

Eingangsrechnungen müssen geprüft und nachweislich gültig validiert sein – sonst drohen Rückforderungen bereits gezahlter Umsatzsteuer. Eine fehlerhafte E-Rechnung kann zudem zu Bußgeldern und steuerlichen Nachteilen führen, besonders wenn Validierungs- und Archivierungspflichten verletzt werden.

Schnellere Rechnungsbearbeitung

E-Rechnungen lassen sich automatisiert verarbeiten – ohne Medienbrüche, manuelle Eingaben oder langwierige Freigabeprozesse. Das senkt die Durchlaufzeiten signifikant und reduziert das Risiko von Zahlungsverzögerungen.

Transparenz und bessere Liquiditätsplanung

Durch strukturierte Datenformate und digitale Workflows ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Unternehmen können Skontofristen gezielter nutzen, das Working Capital optimieren und verlässlicher planen.

Langfristige Digitalisierung Ihres Finanzbereichs

Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein Hebel zur nachhaltigen Modernisierung Ihrer Rechnungsprozesse. Wer diesen Wandel aktiv gestaltet, profitiert von digitalen Standards, Automatisierung und höherer Datenqualität – heute und in Zukunft.