Süwag Energie AG

Süwag Energie AG

Energieversorgungsunternehmen stehen aufgrund der Liberalisierung verschiedensten Anforderungen gegenüber. Netz und Versorgung müssen informatorisch und buchhalterisch getrennt werden. Der steigende Wettbewerb erfordert eine individuelle Betreuung der Kunden. Umfangreiche Anpassungen der Prozesse, der Organisation und der IT- Systeme bis hin zum Output Management sind die Folge.

Die Anforderungen

Überblick und Kontrolle – die zentrale Anforderung drückt vereinfacht aus, was sich die Süwag Energie zum Ziel gesetzt hat: ein Werkzeug, das dem Operating die Handhabung des Massendrucks erleichtert und die Einrichtung eines zentralen Help-Desks für alle Druck-Spools, das dazu beiträgt, den Überblick über den Massendruck zu behalten. Um die neue Output Management Landschaft überwachen zu können, sollte diese der bestehenden dreistufigen SAP-Landschaft nachempfunden werden. Die Druckdaten aus dem SAP-System sollten zur weiteren Aufbereitung und Verarbeitung übernommen werden. Als zusätzliche Anforderung sollte die Output Management Lösung pro SAP-Mandant die entsprechenden Formularlayouts generieren können. Bei der Auswahl des Output Management Systems wurde vor allem darauf geachtet, dass das System die komplexen logistischen Anforderungen, wie z.B. das Splitting von Dokumenten oder Schachtsteuerung zum Bedrucken verschiedener Papiersorten der Süwag erfüllen kann.

Die Lösung

Die Süwag Energie hat sich für die Output Management Suite der Firma profiforms entschieden, da diese Lösung ein Portfolio gut aufeinander abgestimmter Produkte für das Enterprise Output Management bietet.

Die Umsetzung

Herzstück der Output Management Suite ist der docxworldES Spooler, in den der docxcworldES Archiver, der docxworldES ReportWriter und das ADOBE SAP Output Pak integriert sind. Der docxworldES Spooler ist die zentrale Druckanwendung, da hier alle anderen Komponenten konfiguriert und überwacht werden. Mit dem docxworldES Spooler werden die Druck-Operatoren durch Funktionalitäten, wie z.B. Druckvorschau, Druckerdefinitionen und -umleitungen, Wiederholdruck und das zeitgesteuerte Löschen von Druckjobs unterstützt. Besonders wichtig ist die bidirektionale Schnittstelle zum SAP-System. Durch sie werden alle Informationen, die Aufschluss über den Erfolg des Druckauftrages, die Konfiguration und den Status des Druckers geben, an das SAP-System zurückgemeldet. Damit hat die Süwag-Energie ein wichtiges Werkzeug für die Qualitätssicherung.

In den docxworldES ReportWriter integriert ist das DV-Freimachungsmodul. Hier werden Kuvertierzeichen für die Kuvertierstraße erzeugt, die Post der Süwag Energie in Frankierungsklassen eingeteilt und die Portokosten optimiert. Dadurch können enorme Kostenersparnisse realisiert werden. Die Deutsche Post überprüft die eingelieferten Dokumente auf Vollständigkeit. Damit kann die Süwag Energie sicherstellen, dass alle ihre Sendungen vollständig und termintreu die Empfänger erreichen.

Mit dem docxworldES ReportWriter hat die Süwag Energie nun ein System, das alle ihre komplexen logistischen Anforderungen erfüllen kann. Er splittet unter anderem Jobs auf, steuert Beilagen zu und nummeriert die Dokumente. Der docxworldES ReportWriter ist auch in der Lage, die verschiedenen Formularlayouts den entsprechenden SAP-Mandanten zuzuordnen und die Formulare mit den richtigen Schriftarten, Logos und Layoutrichtlinien zu erzeugen. Aber damit nicht genug: Der docxworldES ReportWriter steuert je nach SAP-Mandant verschiedene Druckerschächte an, damit die Formulare auf dem richtigen Papier gedruckt werden.

In den docxworldES ReportWriter ist das DV-Freimachungsmodul integriert. Hier werden Kuvertierzeichen für die Kuvertierstraße erzeugt, die Post der Süwag Energie in Frankierungsklassen eingeteilt und die Portokosten optimiert. Dadurch können enorme Kostenersparnisse realisiert werden.

Der docxworldES Archiver übernimmt die Daten der Süwag Energie aus dem docxworldES ReportWriter und konvertiert Sie in das PDF-Format. Außerdem werden Index- bzw. Attributdateien generiert und dem Archivsystem IXOS zur Verfügung gestellt.

In Zukunft

Für weitere Projekte ist ein Nachverfolgungs- bzw. Tracking-System auf Dokumentebene geplant. Ziel wird es sein, den Status jedes einzelnen Produktionsschrittes eines Dokumentes vom SAP-System bis zum Drucker nachverfolgen zu können. Damit kann der Druckoutput noch effektiver und kontrollierter verwaltet werden.

Süwag Energie AG

Die Ausgangssituation

  • Eine dreistufige SAP-Landschaft
  • Viele verschiedene Druckverfahren
  • Überwachung und Steuerung der Druckjobs

Die Ziele

  • Schnelle und aussagekräftige Gesamtübersicht
  • Leichte Handhabung des Massendruck
  • Einrichtung eines zentralen Help-Desks für alle Druckspools
  • Realisierung komplexer logistischer Anforderungen
  • Spezielle Formularlayouts pro SAP-Mandant
„Eine flexible und intelligente Lösung für unsere logistischen Anforderungen. Wir sparen Kosten und verbessern unsere Servicequalität.“
Reinfried Kirsch, Leiter IT-Services

arvato distribution GmbH

Supply Chain Management der arvato distribution GmbH

Die arvato AG ist eines der größten Mediendienstleistungsunternehmen in Europa und Teil der Bertelsmann-Gruppe. Der Geschäftsbereich Supply Chain Management übernimmt Logistikdienstleistungen unter anderem für Kunden aus der Automobilindustrie, Pharmazie, Telekommunikation, Fashion und im IT-Bereich. Im Kundenauftrag werden Waren und Broschüren versendet. Innerhalb des standortübergreifenden Logistikprozesses spielen Standortdokumente wie Pickzettel, Lieferscheine und Rechnungen eine wesentliche Rolle. Um den Outputprozess nahtlos in die bestehenden SAP-Umgebungen zu integrieren, hat arvato die Output Management Suite von profiforms eingeführt. Damit löst der Dienstleister gleichzeitig eine eigenentwickelte Software ab, die als Insellösung die Prozesse schon seit längerem nicht mehr mit der erforderlichen Performance unterstützte.

Die Anforderungen

Etwa 100.000 Druckjobs täglich müssen bei arvato logistics abgewickelt werden. Rund 20 Millionen Seiten werden monatlich gedruckt, fünf Millionen Dokumente im elektronischen Archiv abgelegt. Da Massendrucke mit einem Volumen zwischen 30.000 und 40.000 Seiten nachts im Batchlauf erledigt werden müssen, bestanden vor allem hohe Anforderungen an die Geschwindigkeit und Ausfallsicherheit der neuen Output Management Lösung.

 

Im Auswahlprozess setzte sich die Lösung von profiforms gegen Anwendungen aus dem SAP-eigenen Portfolio durch. Während der Evaluation hatte das Projektteam um Jürgen Behnel, Head of Output Management Development, und Projektleiter Thomas Lindhorst festgestellt, dass das Druckformularwerkzeug der SAP „Smart Forms“ die Kriterien von arvato nicht erfüllte. Für die Output Management Suite sprachen neben einer hohen Performance und Stabilität auch, dass die Lösung komplett alle Output-Anforderungen wie Document Presentment, Druckmanagement und Drucksteuerung abdeckte und sich nahtlos an SAP und Interactive Forms koppeln ließ. Damit sind Transparenz und völlige SAP-seitige Administrierbarkeit der Lösung einerseits und Druckoutput mit „Vollgas“ anderseits gewährleistet. Darüber hinaus war für arvato mitentscheidend, dass die Lösung auf Standards setzt und so zum Investitionsschutz im Output Management beiträgt. So kann arvato den Adobe Designer zur Gestaltung von Formularen nutzen. Auch ist die Suite Unicode-fähig, beherrscht also asiatische Schriftzeichen und kann damit weltweit eingesetzt werden. Nicht zuletzt überzeugte profiforms mit einem überschaubaren und kalkulierbaren Lizenzmodell für das Komplettprodukt.

Die Umsetzung

Das Projekt bei arvato startete im Oktober 2005 mit einer Testphase. Ab März 2006 wurde die Lösung implementiert und die Mitarbeiter intensiv in der Anwendung geschult. Weil mit der profiforms-Lösung Dokumente für Drittanbieter generiert und weiter verarbeitet werden müssen, sind die Formulare jeweils individuell zu gestalten. Insgesamt müssen die Corporate Design Vorgaben von 250 Kunden beachtet und umgesetzt werden. „Der Aufbau der Formularwelt ist eine Herausforderung des Projektes, der mit enormen Fleißaufwand bewältigt werden muss“ berichtet Jürgen Behnel. „Insgesamt werden bis zu 4.000 einzelne Formulare von uns in Eigenregie angepasst. Die Umstellung der Altsysteme auf die neue Lösung erfolgte daher schrittweise und kundenbezogen.“ Ende 2007 hatte arvato diese Designarbeiten abgeschlossen. PDF als neues Metaformat für das gesamte Output Management hat sich dabei durchweg bewährt. Das Format erleichtert zum einen erheblich den Austausch von Dokumenten und macht den Umgang mit Formularen flexibler. Zum anderen können bei der Einrichtung neuer Formulare bestehende Kundenvorlagen genutzt werden. Dadurch ist ein schnelles Prototyping möglich.

 

Die Formularlayouts im Format PDF werden für alle Standardbelege im Output genutzt. Sie werden mit den entsprechenden Rohdaten aus dem SAP-System befüllt und dann ausgedruckt, gefaxt, per E-Mail verschickt, auf Datenservern abgelegt und im ISO-genormten Format PDF/A im Archiv gespeichert.

 

Bei arvato müssen zahlreiche logistische Anforderungen bewältigt werden. „Output ist bei arvato mehr als nur Ausdrucken“, betont Thomas Lindhorst. „Die Lösung von profiforms zerlegt große Druckdatenströme in kleinste Datenblöcke und setzt diese wieder neu zusammen. Die Druckdaten müssen immer wieder sortiert und gemischt werden. Außerdem werden durch die Software auch Ereignisse in der Logistikkette ausgelöst, wie zum Beispiel der Ausdruck von Lieferscheinen an Transportbändern mit Robotersteuerung.“ Darüber hinaus unterstützt die Lösung den Just-in-Time-Druck für beispielweise Reparaturanleitungen und Handbücher, die in der Media Factory bei arvato „on Demand“ produziert werden.

 

Die Lösung kommt rund um den Globus zum Einsatz, auch wenn sie nur zentral installiert ist. Sie steuert die Druckdatenströme über die bestehenden Datenleitungen zu insgesamt rund 3.000 verschiedenen Drucksystemen – vom Desktop-Drucker bis zum Hochleistungsdrucker. arvato distribution ist außerhalb von Europa zusätzlich vertreten in den USA, in Singapur, in Südamerika sowie in Sydney.

 

Die Output-Spezialisten von profiforms haben arvato anfangs intensiv vor Ort betreut und bei den Mitarbeitern des Logistikdienstleisters in Versmold schrittweise internes Know-how aufgebaut. Heute arbeiten knapp 50 Anwender in verschiedenen Funktionen mit der Lösung, unter anderem in den Bereichen Design, interaktive Formulare oder Operating.

In Zukunft

Auch in Zukunft will arvato in Sachen Output mit profiforms zusammenarbeiten und die profiforms-Lösung noch schrittweise ausbauen: Themen wie die Integration von ZUGFeRD und elektronische Rechnungsstellungen stehen bereits auf der Agenda. Außerdem planen die beiden Projekt-Verantwortlichen, künftig noch stärker mit interaktiven Formularen im SAP-Umfeld zu arbeiten.

arvato distribution GmbH

Die Ausgangssituation

  • Fehlende Funktionalitäten im bestehenden docxworld-System
  • Umständliche Bedienung der Software
  • Spezialkenntnisse in der Programmierung waren notwendig
  • Erzeugung von Standardformaten wie PDF waren nicht möglich
  • Kostenintensiv und fehleranfällig

Die Ziele

  • Ablösung des bestehenden OMS-Systems
  • Enge Verknüpfung von Output Management mit SAP-System
  • Verwendung von Standards wie PDF
  • Hohe Performance und hohe Stabilität bei einem Druckvolumen
    von durchschnittlich 100.000 Druckjobs am Tag

Rutronik Elektronische Bauelemente GmbH

Rutronik Elektronische Bauelemente GmbH

RUTRONIK wurde 1973 in Ispringen gegründet und ist zu einem der bedeutendsten Unternehmen in der Branche gewachsen, mit besten Erfolgsvoraussetzungen für den Zukunftsmarkt der elektronischen Bauelemente. Die enorme Entwicklung vom Ein-Mann-Unternehmen zum leistungsstarken Distributor mit 900 Mitarbeitern und mit eigenen Niederlassungen in allen wichtigen Ländern in Europa ist die beeindruckende „Erfolgsstory“ von RUTRONIK.

www.rutronik.de

Die Umsetzung

Der docxworldES FormDir übernimmt die zentrale Rolle bei der Steuerung und Verteilung aller Formulare bei der Rutronik Unternehmensgruppe. Aus den reinen Dateninhalten heraus generiert der docxworldES FormDir die komplette Fomular-Logistik für die Vertriebsbüros und Niederlassungen, Sprachversionen und Distributions-Logik für die Drucker- oder Fax-Ausgabe.

Der SpedDirector wurde von profiforms eigens für die Rutronik Unternehmensgruppe programmiert und bereitet Druckdaten für Spediteure auf. Er reichert Daten des ERP-Systems von Rutronik um speditionsspezifische Daten an und erzeugt damit Paketaufkleber im Corporate Design und nach den Anforderungen der jeweiligen Spedition.

Das Herzstück der Output Management Suite, der docxworldES Spooler hat Jetform-Central ersetzt und bildet heute DIE Drehscheibe für die gesamte Formularlogistik von Rutronik. Der docxworldES Spooler liefert die Schnittstelle für das Dokumenten Management System, wo sämtliche Ausgangsbelege archiviert werden und integriert die Komponenten docxworldES FormDir, SpedDirector und Jetform Print Agent. Mit dem docxworldES Spooler ist auch der Versand, z.B. von Auftragsbestätigungen, per E-Mail möglich, was neben dem Faxversand bei Rutronik in immer stärkerem Maße von den Kunden angenommen wird. Durch den Einsatz des docxworldES Spoolers hat Rutronik heute ein stabiles System und die entsprechenden Kontrollmechanismen, die Sicherheit über den gesamten Druckprozess hinweg gewährleisten.

In Zukunft

Die Erstellung und Pflege von Formularen nach dem Corporate Design von Rutronik ist nicht mehr die Hauptanforderung an das Output Management System. Sicherheit und Qualitätssicherungsmaßnahmen stehen im Vordergrund der weiteren Projekte. Eine noch bessere Performance und die „rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit der Systeme“ sollen zukünftig durch Failover- oder Lastverteilungs-Mechanismen gewährleistet werden.

Rutronik Elektronische Bauelemente GmbH

Ausgangssituation

  • Aufbereitung der Druckdaten mit dem Forms Print Manager
  • Druck ausschließlich über lokale Drucker

Ziele

  • Einfach Erstellung und Administration der Formulare
  • Einheitliche Formulare im CD von Rutronik für alle
    Niederlassungen und Vertriebsbüros
  • Erzeugung mehrerer Dokumente (z.B. Rechnung,
    Lieferschein) aus einer Druckdatei
  • Hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit im Druckprozess

BS|ENERGY Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG

BS|Energy Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG

Energieversorgungsunternehmen stehen aufgrund der Liberalisierung verschiedensten Anforderungen gegenüber. Netz und Versorgung müssen informatorisch und buchhalterisch getrennt werden. Der steigende Wettbewerb erfordert eine individuelle Betreuung der Kunden. Umfangreiche Anpassungen der Prozesse, der Organisation und der IT- Systeme bis hin zum Output Management sind die Folge.

Die Anforderungen

Die Mitarbeiter der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG hatten zur Erstellung ihrer Geschäftsdokumente zwei Anwendungen zur Verfügung. Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen wurden direkt im Customer Interaction Center (CIC) im SAP erzeugt. Individuelle Dokumente wurden mit MS-Word erstellt. Die Daten zum Ausfüllen der Formulare wurden per Copy and Paste aus dem SAP in die Word-Formulare eingepflegt. Das bedeutete einen enormen Arbeits- und Zeitaufwand. Das Projekt hatte also zum Ziel, MS-Word zur Dokumenterstellung abzulösen, damit aus dem SAP-System vorhandene Daten genutzt und tägliche Arbeiten effektiver erledigt werden können. Die Dokumente, die zukünftig direkt im SAP erzeugt werden sollten, sollten dem Corporate Design der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG entsprechen. Außerdem sollten die Mitarbeiter Dokumente mit individuellen Texten formulieren können. Eine Vorschaufunktion sollte die Dokumente so anzeigen, wie sie auf dem Drucker ausgegeben werden. Die im Laufe eines Tages erstellten Dokumente sollten tagsüber gesammelt und über Nacht in einem Lauf zentral ausgedruckt und über die Kuvertiermaschine kuvertiert werden. Bei der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG gibt es Dokumente, die neben dem Sachbearbeiter auch von dessen Vorgesetzten manuell unterschrieben werden müssen. Daraus entstanden zwei weitere Anforderungen. Zum einen sollte pro Dokument festgelegt werden, ob zwei Unterschriften notwendig sind. Zum anderen sollte im System hinterlegt werden, wer der Vorgesetzte des Sachbearbeiters ist und dessen Namen automatisch in das Dokument übernommen werden. Durch die Arbeit mit zwei unterschiedlichen Anwendungen zur Dokumenterstellung (SAP und MS-Word) war es nicht möglich, alle Dokumente zu archivieren. Eine weitere Anforderung war also, alle Dokumente der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co.KG in ein Archivsystem zu transportieren, um sie zum Beispiel jederzeit recherchieren zu können.

Die Lösung

Zur Umsetzung der Anforderungen der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG wurde OMS4SAP von profiforms ausgewählt und implementiert. Aufgrund der hohen Funktionalität und Flexibilität von OMS4SAP konnten die Anforderungen – bis auf die speziell für die Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG entwickelte Unterschriftsregelung – mit den Standard-Komponenten des Systems umgesetzt werden.

Die Umsetzung

Aus dem Customer Interaction Center (CIC) im SAP-System wird direkt in die Dokumenterzeugung in OMS4SAP verzweigt. Dort können jetzt Dokumente mit individuellen Texten im Corporate Design erzeugt werden. Die Daten werden automatisch aus dem CIC (Einstiegsobjekte) übernommen.

 

Bevor die Dokumente lokal gedruckt oder für den zentralen Ausdruck in der Nacht in den Korrespondenz- Container gestellt werden, können sie über die integrierte Preview-Funktion am Bildschirm angeschaut und beispielsweise auf Rechtschreibfehler überprüft werden.

 

OMS4SAP erzeugt nicht nur Dokumente, sondern führt für jedes Dokument einen Nachweis mit. Die Kontrolle reicht vom einfachen Nachweis über einen im System erzeugten Brief mit Zugriff auf das Archivsystem, bis hin zum Nachweis jedes einzelnen Verarbeitungsschrittes eines Dokumentes im SAP-System und den nachgelagerten Output Management Systemen. Da OMS4SAP die Word-Anwendung abgelöst hat, sind jetzt alle erzeugten Dokumente im SAP-System eingetragen und
bilden die komplette Kommunikation mit den Kunden der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG ab.

 

Die Formular-Konnektoren binden die verschiedenen Techniken zur Erstellung von Formularen an die OMS4SAP-Lösung an. Das bedeutet, alle Formulare – ob sie mit SmartForms, SAPScript oder ABAP-Programmen erstellt wurden – können problemlos mit OMS4SAP verarbeitet werden. Über die Erweiterungs-Konnektoren werden spezielle Kundenwünsche an OMS4SAP angeknüpft. Für die Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG wurde die Unterschriftenregelung über diese Konnektoren realisiert. Diese Konnektoren verändern das Standard-Produkt nicht. Damit können auch in Zukunft individuelle Lösungen an OMS4SAP-angebunden werden, ohne die Standardfunktionen zu modifizieren.

 

Die OMS4SAP-Lösung wurde so konfiguriert, dass alle Dokumente aus dem SAP-System archiviert werden. Der docxworldESArchiver übernimmt dabei den Transport der Dokumente in das Archivsystem SER. Dort können sie jetzt jederzeit recherchiert werden.
Durch den Einsatz des docxworldES ReportWriters benötigen die Mitarbeiter nur noch ein Design-Tool, um alle Formulare zu pflegen. Bisher wird bei der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG hauptsächlich die Dokumenterzeugung eingesetzt. Die weiteren Planungsschritte sehen vor, neben der Dokumenterzeugung auch das Monitoring zu implementieren, um die Qualität der Druckausgaben aus dem SAP besser überwachen zu können.

BS|ENERGY Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG

Die Ausgangssituation

  • Zwei Anwendungen zur Erstellung von Dokumenten
  • händische Übernahme der Daten aus SAP mit enormen Arbeits- und Zeitaufwand

Die Ziele

  • Erstellung individueller, freier Dokumente im SAP
  • realistische Druckvorschau
  • individueller Workflow für Unterschriftenregelung
  • einheitliche Archivierung
  • durchgängige CD-konforme Dokumente
„Hoher Funktionsumfang, flexible Erweiterbarkeit, sowie gute und professionelle Zusammenarbeit haben die Umsetzung unserer Anforderungen möglich gemacht.“
Klaus Jürgen Wildschütz

KLAFS GmbH & Co. KG

KLAFS GmbH & Co. KG

Heute hat die Klafs-Gruppe über 500 Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und in der Schweiz und die Umsatzzahlen wuchsen von einer Million Euro im Jahre 1964 auf circa 69 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2005. Damit ist Klafs weltweit umsatzstärkstes Unternehmen im Saunabereich.

Die Anforderungen

Ursprünglich wurde bei Klafs Saunabau Jetform zur Aufbereitung der Druckdaten eingesetzt. Mit der mittlerweile in die Jahre gekommenen Lösung konnten die Anwender die Druckjobs nicht nachvollziehen oder kontrollieren und die erzeugten Dokumente nicht per E-Mail oder anderen neuen Medien versenden. Außerdem sollten die Dokumente zukünftig in einem Standardformat generiert werden, um flexibler arbeiten zu können. Das waren die Hauptgründe für Klafs, sich auf die Suche nach einer neuen Output Management Lösung zu machen. Um die Erstellung, den Druck und die Verteilung des Outputs zu optimieren, sollte der österreichische Standort Hopfgarten an das neue System angebunden werden. Ziel war es, die Dokumente in der Zentrale in Schwäbisch Hall mit den Daten aus dem SAP-System zu generieren und in Hopfgarten in Österreich zu drucken. Die Formulare auf Basis PDF sollten zentral in Schwäbisch Hall erstellt und verwaltet werden. Die Formulare sollten in deutscher und englischer Sprache verfügbar sein.

Die Lösung

Das vorhandene Jetform-System wurde durch die Output Management Suite der profiforms gmbh abgelöst. Damit hat Klafs heute ein modernes und flexibles Output Management System, das mit den verschiedenen Modulen auf Basis PDF alle Anforderungen der Firma Klafs erfüllt.

Die Umsetzung

Der docxworldES ReportWriter generiert Dokumente aus Formularlayouts und Nettodaten aus dem SAP-System. Diese werden vom docxworldES Spooler komprimiert via VPN an einen kaskadierten docxworldES Spooler in Hopfgarten (Österreich) gesendet. Dort werden die fertigen Datenströme entpackt, den Druckern zugeordnet und ausgedruckt. Durch die komprimierte Übergabe der Daten nach Hopfgarten war keine Erhöhung der Bandbreite nötig.

 

Dass die Dokumente auch tatsächlich gedruckt werden, überprüft der docxworldES Spooler ebenfalls und meldet den Status der Drucker und Druckjobs an das SAP-System zurück. Damit haben die Druck-Operatoren die Kontrolle über alle Prozesse und können jeden einzelnen Schritt der Druckjobs nachvollziehen.

 

Es wurde ein zentraler Layoutpool auf PDF Basis aufgebaut, in dem alle Formularbestandteile nach den CI-Richtlinien von Klafs liegen. Aus diesem Pool werden die Dokumente generiert. Beispielsweise werden an jeden Kundenauftrag automatisch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Klafs angehängt.

 

PDF als Druckformat hat den Vorteil, dass zum Beispiel Listendrucke aus dem SAP-System ganz einfach wiederholt oder auch nur einzelne Seiten aus einem Dokument gedruckt werden können.

 

Ein weiterer Vorteil von PDF ist, dass es sich mit allen Druckern problemlos nutzen lässt. Die Anwender profitieren von einer einfachen Druckvorschau, um ihre Dokumente zu prüfen.

 

Da PDF-Dokumente sehr klein und PDF als Format weit verbreitet und akzeptiert ist, verschicken die Mitarbeiter von Klafs beispielsweise Auftragsbestätigungen immer öfter auch per E-Mail an ihre Kunden.

In Zukunft

Die Anbindung weiterer Systeme an die Output Management Suite werden die nächsten Projektschritte bei Klafs Saunabau sein. Dazu wird Lotus Notes an das OMS-System angebunden, um die Belege aus dem Vertrieb dort ablegen zu können. Damit können die Aussendienstmitarbeiter zukünftig alle Informationen zu ihren Kunden auch von unterwegs aus einsehen.

 

Außerdem sollen künftig CAD-Zeichnungen als PDF-Dokumente an die Angebote angehängt werden. Dazu wird es beim Erstellen eines Angebotes die Möglichkeit geben, eine Zeichnung mit anzufordern, die dann an das Angebots-PDF mit angehängt wird.

KLAFS GmbH & Co. KG

Die Ausgangssituation

  • Mit der vorhandenen Lösung waren Druckjobs und Prozesse
    eingeschränkt kontrollier- und nachvollziehbar
  • Erzeugte Dokumente konnten nicht per Email oder
    anderen neuen Medien versendet werden

Die Ziele

  • Zentrale Erstellung und Verwaltung der Formulare
  • Zentralisierte Erzeugung der Dokumente
  • Druck der Dokumente an verteilten Standorten
  • Einsatz eines Standardformates für mehr Flexibilität
  • Einfach zu verwaltende Formulare in mehreren
    Sprachen

Conrad Electronic SE

Conrad Electronic SE

Gelungene Internet-Shops, moderne, leistungsfähige Call-Center und wachsende Anforderungen durch die Kunden führen zu drastischen Umsatzerhöhungen. Das damit verbundene rasche Unternehmenswachstum stellt die EDV vor anspruchsvolle Aufgaben, nicht zuletzt da, wo die Prozesse an den Versandstraßen mit dem Druck von Versand und Auftragspapieren in Einklang gebracht werden müssen.

Die Anforderungen

Über einen Zeitraum von 18 Monaten wurde das SAP-System in Grundfunktionen und im Customizing auf die Bedürfnisse von Conrad Electronic angepasst. Neben der aufwändigen Implementierung der verzweigten Auftrags und Logistik-Ketten im SAP-Retail-System führten insbesondere die unerwartet hohen Anforderungen zur Generierung des Druck-Outputs zu Projektherausforderungen.

  • Die Belege zur Kundenseite durften sich zum Output des alten Host-Systems nicht wesentlich unterscheiden, sollten jedoch mit modernen Designmöglichkeiten gestaltbar sein.
  • Die Belegflüße müssen den bestehenden Versandabläufen untergeordnet sein und diese wie bisher unterstützen.

Diese und weitere Anforderungen waren mit ABAP/SAPScript-Programmierung im SAP-System Version 4.0B nicht in einem vertretbaren Aufwand lösbar. Das war der Grund für die Suche nach einem spezialisierten Projektpartner für Output Management Systeme.

Die Lösung

In Spitzenzeiten erzeugt die Logistik der Firma Conrad Electronic täglich 30.000 Sendungen, das entspricht einer täglichen Papiermenge von ca. 100.000 Seiten für den zentralen Druck von Auftragspapieren.

 

Um die Systemlast des SAP-Systems nicht überproportional zu erhöhen, sollten die generierten Druck-/Spool-Daten vom nachgeordneten Output Management System so sortiert und aufbereitet werden, dass diese der Druckreihenfolge der Waren und Aufträge auf den Versandstraßen entspricht. In einem kleinen Zeitfenster erfolgt dann nachts der parallele Druck auf mehreren zentralen Laser-Druckern.

 

“Das Projektteam von profiforms hat unsere Anforderungen sehr schnell erkannt und uns innerhalb weniger Tage ein Lösungskonzept inklusive Pflichtenheft erstellt“, berichtet Thomas Zölch, Projektleiter Output Management bei der Firma Conrad. „Wir haben uns mit unseren Ressourcen um notwendige ABAP-Druckprogramm-Erweiterungen sowie um das Formulardesign gekümmert. Die Mitarbeiter von profiforms passten die Komponenten ihrer ‚Output Management Suite` an unsere Bedürfnisse an. Das Ziel eines lauffähigen Prototypen war vorfristig, innerhalb weniger Wochen erreicht”.

 

Im Laufe des weiteren Projektes wurde aus den vielen Teilkomponenten eine einheitliche und flexible Lösung für den Formulardruck der Firma Conrad erstellt. Selbst die Anforderungen unseres Operating-Personals wurden mit umgesetzt“ erzählte uns Thomas Zölch weiter.

 

„Mit der Komponente ‚docxworldES Spooler‘ aus der ‚Output Management Suite‘ sind unsere Operatoren nun in der Lage, auf einem NT-System die Druckdatenströme nach Drucklast und Rüstzeiten intelligent zu steuern, den Ausgabestatus zu überwachen oder nur einzelne Seiten eines großen Druckjobs zu wiederholen.“

 

Pünktlich zum ‚Going-Live‘ des SAP-Gesamtsystems konnte auch das nachgeordnete Output Management System fehlerfrei in Betrieb gehen.

Conrad Electronic SE

Die Ausgangssituation

  • Starker Anstieg der Geschäftstätigkeit
  • Wechsel auf SAP R/3-Retail

Die Ziele

  • Beibehaltung des Aussehens der Dokumente für den
    Kunden
  • Gestaltbarkeit des Dokumentdesigns mit modernen
    Möglichkeiten
  • Belegflüsse müssen die Versandflüsse abbilden und
    unterstützen
  • Systemlast des SAP-Systems nicht überproportional
    erhöhen
„Mit dem Know-how der Firma profiforms haben wir es geschafft, unseren Druck-Output kostengünstiger und flexibel außerhalb des SAP-Systemes zu gestalten und zu verwalten.“
Josef Liebl, Leiter EDV