ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bietet einen neuen Standard für die elektronische Rechnungsverarbeitung, bestehend aus einer PDF/A-3 Datei mit eingebetteter, definierter XML-Datenstruktur an. Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen. Über die Standardisierung ist der Austausch elektronischer Rechnungen für jeden Teilnehmer ohne Absprache zwischen dem Rechnungssender und -empfänger möglich. Dafür müssen die Softwarehersteller alle Datenfelder des jeweiligen Profils als strukturierte Daten definieren und übermitteln.

Weitere Informationen zu ZUGFeRD unter www.ferd-net.de.

Im System von profiforms werden parallel zur Dokumentenerstellung die ZUGFeRD-XML Daten erstellt. Durch die Parallelität ist es möglich den neuen Prozess an die schon geschaffene Schnittstelle am Dokumentenausgang zu erweitern. Der Vorteil hierbei ist, dass bestehende Prozesse verwendet und an die individuellen Abläufe der Kunden angepasst werden. Daraus ergibt sich ein Prozess für die Erstellung der Dokumente in bildhafter Form und die Erstellung der ZUGFeRD XML Daten. Das Endergebnis ist ein Format, welches auf dem PDF/A-3 Standard beruht, eine Langzeitarchivierung in bildlicher Darstellung unterstützt und durch die enge Verdrahtung von Dokument und ZUGFeRD eine verlässliche Validierung beider Teile ermöglicht.

Durch verschiedene Output Kanäle kann der Sendungsweg z.B. per Mail, Fax, Brief und zur digitalen Ablage im Archivsystem bestimmt werden. Durch eine XML-Struktur, die ZUGFeRD-konform als Anhang in die PDF Datei eingebettet wird, können die Daten automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Per Rückmeldemodul kann der Status der Dokumente überwacht und gegebenenfalls noch einmal versendet und archiviert werden.

Für den Dokumenteneingang bietet profiforms seine ZUGFeRD Module, zur Extraktion der XML Daten aus einem PDF Dokument zur Validierung an.

Die Lösung ist für docxworld^ES und docxworld²⁴ verfügbar.

profiforms bietet Ihnen einen Einführungsworkshop an. Dieser richtet sich an Personen, welche im Abrechnungsprozess eines Unternehmens tätig sind und ist als einmalige Einführung in ZUGFeRD und zur gemeinsamen Abschätzung der Aufwände angedacht. Folgende Inhalte werden im Workshop behandelt:

• Einführung in das Thema ZUGFeRD
• Technische Abhängigkeiten zwischen dem Format und den OMS Komponenten
• Möglicher Ablauf der Einführung bei Ihnen

Der Einführungsworkshop dauert in der Regel einen Tag. Erst danach kann ein individuell abgestimmtes Angebot erfolgen.